Confidencialidad estratégica

LA ÚNICA manera que dos personas pueden guardar un secreto es que una de ellas no esté viva. Hay mucha verdad en este pensamiento y más en países como los nuestros, donde el rumor es moneda de curso vigente.
Es importante guardar ciertas normas para mantener la confidencialidad dentro de nuestra empresa.
Estas normas son difícilmente defendibles en el marco legal vigente, por lo que más que todo se convierten en una disciplina.
Sin embargo, éstas tienden a surtir efectos positivos una vez implementadas.
Cuando estamos hablando de nuestra clientela.
La base de clientes de una empresa es uno de los activos más importantes.
Un pequeño desliz de algún empleado, puede tener efectos negativos en una empresa.
Nos referimos a la facilidad con la que con el apretar de un botón en una computadora, nuestra información de clientes pudiese quedar en manos de algún competidor.
Por ello, ponga en ejecución un sistema seguro de administración de clientes lo antes posible (dentro de lo que permita su presupuesto) y si todavía usa Excel para manejar su base de datos, es importante que la mantenga con una clave que solo conozcan personas de mucha confianza.
La confidencialidad sobre todos los aspectos que rodean nuestro negocio se vuelve más importante si estamos en el proceso de negociar un contrato.
Este contrato pudiese ser para una venta grande a un cliente importante, como la posible adquisición de otra empresa, o quizás hasta la venta de la nuestra.
En el primero de los escenarios, aplica nuestra recomendación inicial, y quizás deba extender la seguridad no solo a los clientes actuales a los cuales ya usted le factura, sino a los prospectos.
En ocasiones perder un prospecto puede resultar más negativo que perder un actual cliente, especialmente si aquel representa un gran potencial de ingresos.
En el caso de algún movimiento estratégico como la venta de su empresa o la compra de otra, la confidencialidad permea todas las áreas de su organización.
Es importante designar a una persona encargada de brindar información acerca de su movimiento estratégico.
Esta persona debe tener claramente delineado los aspectos que se pueden revelar y los que no se pueden decir.
Esta persona no estará solamente involucrada en las relaciones con los medios externos, sino también la información interna dentro de su empresa.
Una filtración de información, cierta o no, de algún movimiento estratégico, puede traer consecuencias como, expectativas distorsionadas al público, miedo generalizado o hasta alguna acción legal.
Evítese problemas dándole importancia a la comunicación y a la confidencialidad.
La Información corporativa confidencial es uno de los principales activos de las empresas y como tal, debe estar protegida con medios técnicos y legales de accesos no autorizados.
El establecimiento de pactos de confidencialidad con trabajadores y terceras empresas nos permitirá proteger la Información corporativa confidencial, estableciendo expresamente las obligaciones y limites que se han de tener en cuenta en su tratamiento.
La Real Academia de la Lengua Española define “confidencial” como “que se hace o se dice en confianza o con seguridad reciproca entre dos o más personas”, y “confidencialidad” como “la cualidad de confidencial”.
(*)El autor es gerente y empresario