¿Podría usted imaginarse que las compañías no utilizaran hojas electrónicas de cálculo? Varias decisiones de negocios provienen de las, eficientes y fáciles de usar, hojas electrónicas de cálculo. Pero cuidado, dicha realidad puede estar fuera de foco. Cada vez que un colaborador crea, accede o manipula datos en una hoja de cálculo, pueden darse errores a menudo no detectados y que originan problemas mayores.
Una compañía Canadiense reconoció una pérdida de 24 millones de dólares en un contrato adjudicado, luego que identificó un error de cut and paste en la hoja de cálculo utilizada para preparar su oferta. En otro caso, las ganancias proyectadas de una compañía de energía cayeron de 200 a 25 millones de dólares debido a un paréntesis, en el lugar equivocado, en una fórmula de una hoja de cálculo.
Si desea conocer otros costosos errores en hojas de cálculo, visite el sitio European Spreadsheet Risks Interest Group (www.eusprig.org), pero es mejor comprender el origen del problema, el cual nace porque rara vez cuestionamos la integridad de la información obtenida en las hojas de cálculo y se agrava pues no vemos que el riesgo de su uso está por todas partes.
La ubicuidad de un riesgo.
Excel y otras hojas de cálculo están instaladas globalmente en el 90% de los computadores. Esto debería preocupar a más de un ejecutivo. ¿Por qué? Porque cada usuario que accede a una hoja de cálculo representa un riesgo potencial a la integridad de los datos que contiene. En las hojas de cálculo, la segregación de funciones no existe ya que todos los usuarios son simultáneamente el dueño, diseñador, programador y usuario final.
Los programadores de sistemas son entrenados en métodos de análisis y programación estructurada, mientras que la mayoría de los usuarios de hojas de cálculo no lo son. Los sistemas de información disponen de niveles de seguridad intrínsecos y bitácoras de acceso, pero las hojas de cálculo frecuentemente no los tienen. Debido a la ausencia de bitácoras, se pueden realizar cambios en las hojas de cálculo, sin dejar rastro alguno, cada vez que son abiertas por usuarios diferentes. Se quiera reconocer o no, las hojas de cálculo pueden ser una incubadora de errores y desinformación corporativa. En un estudio de Deloitte, el 70% de los participantes confirmó el uso extensivo de hojas de cálculo y su confianza en ellas para la toma de decisiones. Pregúntese cuántas hojas de cálculo críticas son utilizadas en su negocio para tomar decisiones, quiénes las utilizan y quienes pueden modificarlas, si las fórmulas utilizadas son las correctas y, dónde están almacenadas. Si vaciló en responder, probablemente deba instaurar un proceso para la administración de las hojas de cálculo en su compañía.
Administración de hojas de cálculos.
Para administrar eficientemente las hojas de cálculo utilice un enfoque de Risk Intelligent ? y siga los siguientes pasos:
Compile un inventario de las hojas de cálculo en uso.
Asigne un nivel de riesgo a cada hoja de cálculo
Revise integridad y establezca controles.
Inventario.
Suponga que tenga 700 computadores con 5 hojas de cálculo cada uno, ¿Debo entonces administrar 3,500 hojas de cálculo? Muy probablemente no. Lo primero por hacer es listar los procesos de mayor riesgo en su negocio o áreas de especial atención y determinar cómo tales procesos se apoyan en hojas de cálculo en el día a día. El ejercicio determinará las hojas de cálculo críticas y excluirá aquellas con los cumpleaños del mes o, con los nombres de las personas que trabajan en el Departamento de Cobros.
Asigne un nivel de riesgo.
A cada hoja de cálculo debe asignarle un nivel de riesgo (alto, medio, bajo), lo cual se logra asignando un grado de complejidad y magnitud a cada hoja.
La complejidad de la hoja puede ser: rudimentaria, básica, intermedia, o avanzada. La magnitud es generalmente un monto de dinero asociado a un proceso o proyecto y puede ser: inmaterial; material; o crítica. Por regla general, complejidad intermedia o avanzada con una magnitud material o crítica dará como resultado una hoja de cálculo con riesgo alto o medio. Son las hojas de cálculo, a las que hay que revisar su integridad y establecerles controles apropiados.
Revise integridad y establezca controles.
¿Quién tiene la última versión de la hoja del presupuesto?, ¿Por qué fulanito modificó la hoja de costos si él no tenía autorización para hacerlo?, ¿Por qué no tenías un backup de la hoja que perdiste?
¿Le suena familiar? Para evitar las anteriores preguntas, revise en cada hoja de cálculo con riesgo alto/medio, si los resultados que produce son íntegros y los esperados. Posteriormente establezca: controles de versión, controles de acceso y, controles de disponibilidad asociados a la hoja de cálculo.
Cuando la conveniencia se convierte en riesgo.
Decisiones equivocadas o información errónea presentada a terceros no reciben tratamiento especial si la causa es un paréntesis en el lugar equivocado, ¿o sí?. Esto es un tema de administración de riesgo y no de seguridad.
