De acuerdo a la disponibilidad del tiempo y de las preferencias profesionales, debe conocer algunos elementos básicos para organizar la agenda. Aquí le damos una guía:
¿En qué horario prefiere su jefe tener las citas, durante las mañanas o las tardes?
¿Prefiere desayunos, almuerzos de trabajo o citas informales en la oficina?
¿Cuántas reuniones serán en la propia oficina y cuántas fuera de ella?
¿De cuánto tiempo se dispone para cada reunión?
¿Cuánto tiempo necesita dejar libre entre una reunión y otra? (Para desplazarse, descansar, ponerse al día en los temas...).
¿Cuántas reuniones prefiere delegar?
¿Hay alguna persona en particular a la que no quiere invitar a la reunión?
Determinar el nivel de importancia de cada reunión. Hay algunas que no admiten ningún tipo de interrupción; en otras, se pueden pasar llamadas.
Es importante conocer quién organiza la reunión y cuáles son las preferencias del organizador, así como los objetivos del encuentro. (Aunque no es una regla fija, es bastante aceptado que la empresa o persona de mayor rango es quien organiza la reunión).
Debido al perjuicio que puede suponer para un proyecto, se debe tratar siempre de no llegar a estos extremos, pero si se da el caso, debe hacerlo con suficiente antelación, de manera que ocasione los menores trastornos posibles a las personas involucradas.
Presente las excusas pertinentes por tal hecho y de ser posible, fije una nueva fecha para el encuentro, lo que demostrará el interés por realizar la reunión.
Siempre. En reuniones con dos o más conocidos, la cortesía exige la presentación, para que nadie se sienta incómodo o excluido de la conversación. Para las presentaciones, las costumbres se mantienen invariables a pesar de los cambios que la vida moderna ha ido introduciendo:
Se presenta el hombre a la mujer.
Si son del mismo sexo, la más joven a la mayor.
Si hay diferencias de clase muy marcadas, el inferior al superior.
Presente con claridad y en voz alta, para que ambos escuchen los nombres.
Si no nos presentan, podemos hacerlo nosotros mismos, no nos vaya a pasar como a los dos ingleses que naufragaron en un barco, llegaron nadando a una isla desierta y allí permanecieron varios años sin hablarse, porque no habían sido presentados.
¿Cómo hacerlo? Puede ser de manera muy simple: ¿Me permite presentarme? Soy fulano de tal y vengo a...
Ana, te presento a Pedro Valdés, Pedro, esta es Ana García. (Como ven, en primera instancia Pedro es presentado a Ana, o sea, el hombre a la mujer; luego se presenta la mujer al hombre, Ana a Pedro).
Se puede incluir una breve referencia que sirva de punto de partida para el inicio de la conversación ("Ella es mi pediatra").
Si estamos en un salón sentados, una dama nunca se levanta ante un caballero, a menos que éste sea muy mayor o de una gran jerarquía. El hombre sí debe levantarse siempre al ser presentado.
Es una buena idea repetir el nombre de la persona que le presentan, para que lo recuerde bien, sin confusiones ("Mucho gusto, Pedro").
