Reuniones más cortas y eficaces

Para algunas personas las reuniones no son muy queridas, ya que alegan que le quitan tiempo de su productividad, aunque tienen claro que las reuniones son importantes.

¿Cómo conseguir un equilibrio entre las tareas a realizar en el ámbito laboral y las reuniones?

La profesora de EAE Business School, Merche Aranda ha analizado este punto y señala "nuestro tiempo es un bien muy preciado y necesitamos optimizarlo".

Aranda ofrece algunos consejos que ayudan a los profesionales a que sus reuniones sean más breves y eficaces para que maximicen su tiempo.

Preparación: Es necesario que haya un "facilitador" en cada reunión, que se encargue de presentar con tiempo la agenda de la sesión y hacer las convocatorias ajustadas a la realidad y temas que se van a tratar.

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Marcar una agenda: La experiencia muestra que las agendas que contienen más de tres puntos clave para tratar en una reunión, no se cumplen, con lo que siempre quedan puntos pendientes para tratar o las reuniones se alargan. La consecuencia es la sensación de pérdida de tiempo y concentración por parte de los asistentes.

Asignar roles: La profesora Aranda señala tres roles que, bien establecidos y usados hacen que "las reuniones sean reuniones" y que son el de facilitador de la reunión, el de controlador del tiempo y el que presiona las decisiones (que, a la vez, es escribano del acta).

Puntualidad: "Son muchas las compañías en las que la reunión está programada para una determinada hora, y ha pasado media hora y no ha sido posible empezar por falta de asistentes", dice.

Aranda advierte que "es totalmente necesario un compromiso de los asistentes con la puntualidad a las reuniones".

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Presentaciones en PPT: En caso de que la cultura de la empresa sea la de hacer presentaciones en PPT, estas han de ser ágiles y muy visuales.

Deben recoger la información clave para ti y para el resto. "El responsable de exponer ha de tener preparada su exposición con una comunicación clara y precisa sobre los puntos principales", agrega.

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