Es hora de preparar su presupuesto para el 2004

Al formular el pronóstico de ventas (el cual discutimos en nuestra entrega anterior) usted ha recorrido la mitad del camino.
Debe ahora proceder, sobre la base de su experiencia pasada, el contexto macroeconómico nacional e internacional, y otros factores, a formular el pronóstico de producción, de gastos directos de fabricación, de gastos de distribución y ventas, y de gastos administrativos y generales.
Para saber cuáles son sus gastos, necesita saber cuál será su producción.
El pronóstico de producción dependerá de si su empresa se dedica a producir bienes tangibles o actividades (servicios).
En el caso de empresas productoras de actividades, ventas equivalen a producción, por lo que no tiene que preocuparse de inventarios de productos.
En el caso de las empresas dedicadas producir de bienes tangibles, debe tomar en cuenta los inventarios iniciales y los inventarios finales (proyectados).
La primera "ecuación" a resolver es, por tanto: producción = ventas - inventario inicial + inventario final.
Para determinar cuál es su inventario final proyectado debe tomar en cuenta si la empresa es "estacional" o si sus ventas son uniformes a lo largo del año.
El inventario final a menudo se fija sobre la base del tiempo de venta. Podría, por ejemplo, fijarse un inventario equivalente a una semana de ventas, o algo similar, lo que dependerá de la experiencia de la empresa.
Los gastos directos de fabricación (inclusive mano de obra, materiales, energéticos, mantenimiento y preparaciones) son variables, es decir, son proporcionales a la producción en el corto plazo.
Para determinar el consumo unitario de cada uno debe determinar el "factor" de consumo por unidad de producción.
Si, por ejemplo, para producir camisas usted necesita dos horas de mano de obra, entonces su factor de consumo es dos horas.
La segunda ecuación o grupo de ecuaciones a resolver entonces es: consumo de materiales o mano de obra = producción x factor de consumo.
En el caso de los materiales, para determinar la cantidad de compras hay que tomar en cuenta los inventarios, al igual que se hizo con la producción. La ecuación aquí sería: compras unitarias = consumo - inventario inicial + inventario final.
Las compras monetarias dependerían del precio del material.
La ecuación básica aquí sería: compras monetarias = compras unitarias x precio.
Finalmente, a partir de los términos de crédito ofrecidos por sus abastecedores debe determinar su presupuesto de egresos.
Por ejemplo, si sus abastecedores le dan crédito a 30 días, al preparar el presupuesto del año usted excluiría los desembolsos correspondientes a diciembre de este año, pero añadiría los desembolsos correspondientes a diciembre del año previo.
Si sus abastecedores le diesen crédito a 60 días, entonces usted excluiría dos meses (noviembre y diciembre), y añadiría los desembolsos de dos meses correspondientes al año previo.
Los gastos de distribución y ventas pueden ser variables o mixtos (parte variables y parte mixtos). Los gastos de distribución por lo general tienen que ver con el costo de hacer llegar el producto final al mercado, ya sea mayorista o minorista.
Los gastos de ventas por lo general se refieren a publicidad, y otras tareas relativas al mercadeo, como pueden ser los sueldos del personal de venta y las comisiones de ventas que se pagan a vendedores, o gastos afines.
Los gastos administrativos por lo general se refieren a los salarios del personal administrativo, y a gastos generales como son el alquiler y la depreciación.
Estos gastos tienden a ser fijos en el corto plazo, y a más largo plazo tienden a aumentar en proporción al aumento del costo de la vida y otros factores.
Etapas adicionales a la confección de su presupuesto serían la preparación de su estado de resultados proyectado para el año (y la fijación de metas de rentabilidad); la determinación del punto de equilibrio; la proyección del flujo de caja; y la proyección del estado de balance general.
Todo lo cual, por supuesto, puede hacerse muy rápidamente utilizando una hoja electrónica de cálculo, utilizando un programa como EXCEL.