¿Sabe usted cuánto papel, tinta, quiénes o qué se imprime en su compañía? De seguro, lo que sí conoce es que los costos en impresión continúan aumentando descontroladamente y no tiene respuestas a nuestra pregunta.
Recientemente, bajo la propuesta "Estrategia de Impresión 2006", Lexmark Internacional, Inc. presentó un enfoque empresarial a favor del mejoramiento de los procesos de negocios en las organizaciones a partir del desarrollo de estrategias coherentes de impresión.
Julio Tuñón, director de Estrategias de Marketing, para la División de Soluciones y Servicios de Impresión Corporativa de Lexmark América Latina, presentó los resultados de un estudio que demostró que es importante administrar mejor estos recursos para resolver tres problemas básicos: imprimir adecuadamente, mover la información más rápida y ágilmente, y administrar con efectividad los entornos de impresión, a fin de mejorar el flujo de los procesos de negocios y reducir los costos.
Para demostrar en qué consiste cada estrategia se realizaron diferentes sesiones para gerentes de informática de instituciones de gobierno y del sector privado, que incluyó información sobre la gama de productos multifuncionales de Lexmark, sus ventajas tecnológicas y beneficios productivos.
Esta oferta incluye modelos de diseño novedoso y facilidades de uso, altas velocidades de impresión y resolución, funciones avanzadas de copiado, escáner y fax, así como capacidades de impresión fotográfica.
Pero la novedad no se quedó allí, ya que la empresa mostró softwares con los cuales se pueden supervisar las impresiones y administrarlas.
Esta opción está basada en la conectividad en redes, un software de manejo de papel y optimización de la impresión, que a través de una Pc -como si fuera un panel de control- usted puede controlar desde fallas en el sistema de impresión, hasta saber qué y cuánto imprimen sus empleados, ya que se ha demostrado que la mayoría de ellos ocupa las impresoras para imprimir correos o chistes gráficos.
Hace unos días y casi a punto de terminar la jornada en la oficina de Julio Tuñón, el timbre del teléfono -insistente- le hizo girar sobre sus pasos. Un prospecto cliente le pedía ayuda: ¡Me está costando más la impresión que invertir en nuevas PC para mis empleados!
A dos años de fundada su empresa, el ejecutivo había descubierto un mal que aqueja a muchas corporaciones y que -silencioso- deja escapar recursos y les hace improductivas: los malos hábitos de impresión y el alto costo asociado.
Pero los altos costos de impresión no deben pasar por mal que dure cien años. De hecho, sí pueden reducirse.
El estudio realizado reciente por Lexmark demostró, por ejemplo, que en Estados Unidos las operaciones de impresión alcanzan un promedio de $600 a mil 500 dólares por empleados al año.
El primer paso para mejorar los hábitos de impresión de su empresa es entender cómo se está imprimiendo actualmente. Los logros deben ser medidos de acuerdo a un conjunto de metas en común y mantener estas mejoras puede llegar a requerir los servicios de un socio de valor agregado.
Lo primero sería determinar la cifra de la relación empleado-patrimonio en su organización -si se cuenta con más dispositivos de lo necesario tendrá una infraestructura más compleja y costosa. Luego determinar el volumen de impresión per cápita de sus empleados, entender la cantidad de impresiones que fluyen en su empresa es clave para entender sus costos de impresión. Igualmente conocer el proceso de soporte de su organización: cuanto mayor sea la cantidad de bienes en su compañía y mayor la cantidad de papel consumido, más complicado el proceso de soporte.
¿Cuántos bienes -dispositivos como impresoras, faxes y copiadoras tiene y mantiene su compañía? ¿Cuantos suministros asociados compra? Los estudios de Lexmark demuestran que la mayoría de las organizaciones no tiene idea de cuántos equipos tienen en su empresa, pero los ejecutivos de la misma tienden a pensar que son demasiados. Una vez determinado este número, las compañías se asombran al descubrir la cantidad de equipos que existen -sin mencionar la cantidad de suministros y el mantenimiento asociados a los mismos. Sorprendente igual es descubrir lo bajo que es el número de la relación de empleados por dispositivo.
Según el estudio realizado, los expertos han encontrado que el promedio en todas las organizaciones es aproximadamente 3: 1, lo que significa que por cada tres empleados existe un dispositivo de impresión -un porcentaje muy costoso para una compañía. Descubrir esta relación entre el número de empleados y el de dispositivos es un paso importante para establecer metas en pos de mejores hábitos de impresión en su empresa.
Pero no se deshaga abruptamente de las impresoras de escritorio ni pida a sus empleados que caminen largas distancias hasta una gigantesca impresora pensando que esto le mejora la utilización de sus bienes, porque puede poner en riesgo la productividad de sus empleados. ¿Cuál es entonces la solución?
Es importante comprender la relación entre el número de empleados y los dispositivos de impresión y también es vital entender cuántos y qué tipos de documentos se están imprimiendo en su empresa.
La mayoría de las compañías creen que están dependiendo mucho del papel y admiten que existe lugar para mejoras. Aún así, muchas compañías no tienen idea de cuanto papel consumen y están confundidas respecto a la solución de un problema del cual, están conscientes pero son incapaces de cuantificar.
Indagaciones recientes en la industria demuestran que una empresa promedio produce la alarmante cantidad de mil 100 páginas impresas por mes por empleado.
Es decir, que 13 mil 200 páginas por empleado, anualmente se traduce a costos de impresión que compañías, independientemente de su tamaño, tiemblan de sólo pensarlo.
Al conocer cuál es la relación entre el número de empleados y dispositivos de impresión y el volumen per cápita, una compañía puede crear metas reales y alcanzables para un mejor aprovechamiento de sus recursos -siempre y cuando tenga en cuenta la importancia de sus estrategias de soporte.
Contenido patrocinado
Últimas noticias
