¿SABE USTED cuánto papel, tinta, o qué se imprime en en su compañía? De seguro, lo que sí conoce es que los costos en impresión continúan aumentando descontroladamente.
Recientemente, bajo la propuesta "Estrategia de Impresión 2006", Lexmark Internacional, Inc. presentó un enfoque empresarial a favor del mejoramiento de los procesos de negocios en las organizaciones a partir del desarrollo de estrategias coherentes de impresión.
Julio Tuñón, director de Estrategias de Marketing, para la División de Soluciones y Servicios de Impresión Corporativa de Lexmark América Latina, presentó los resultados de un estudio donde se demuestra, que es importante administrar mejor estos recursos para resolver tres problemas básicos: imprimir adecuadamente, mover la información más rápida y ágilmente, y administrar con efectividad los entornos de impresión, a fin de mejorar el flujo de los procesos de negocios y reducir los costos.
El estudio demostró, por ejemplo, que en Estados Unidos las operaciones de impresión alcanzan un promedio de 600 a 1500 dólares por empleados al año.
El primer paso para mejorar los hábitos de impresión de una empresa es entender cómo se está imprimiendo actualmente. Los logros deben ser medidos de acuerdo a un conjunto de metas en común y mantener estas mejoras puede llegar a requerir los servicios de un socio de valor agregado.
En este sentido, lo primero sería determinar la cifra de la relación empleado-patrimonio en una organización -si se cuenta con más dispositivos de lo necesario tendrá una infraestructura más compleja y costosa.
Luego determinar el volumen de impresión per cápita de sus empleados, entender la cantidad de impresiones que fluyen en su empresa es clave para entender sus costos de impresión.
Igualmente conocer el proceso de soporte de su organización: cuanto mayor sea la cantidad de bienes en su compañía y mayor la cantidad de papel consumido, más complicado el proceso de soporte.
Los estudios de Lexmark demuestran que la mayoría de las organizaciones no tiene idea de cuántos equipos tienen en su empresa, pero los ejecutivos de la misma tienden a pensar que son demasiados.
Una vez determinado este número, las compañías se asombran al descubrir la cantidad de equipos que existen -sin mencionar la cantidad de suministros y el mantenimiento asociados a los mismos.
Según el estudio realizado, los expertos han encontrado que el promedio en todas las organizaciones es aproximadamente 3: 1, lo que significa que por cada tres empleados existe un dispositivo de impresión -un porcentaje muy costoso para una compañía. Descubrir esta relación entre el número de empleados y el de dispositivos es un paso importante para establecer metas en pos de mejores hábitos de impresión en su empresa.
Pero no se deshaga abruptamente de las impresoras de escritorio ni pida a sus empleados que caminen largas distancias hasta una gigantesca impresora pensando que esto le mejora la utilización de sus bienes, porque puede poner en riesgo la productividad de sus empleados.
Es importante comprender la relación entre el número de empleados y los dispositivos de impresión y también es vital entender cuántos y qué tipos de documentos se están imprimiendo en su empresa. La mayoría de las compañías creen que están dependiendo mucho del papel y admiten que existe lugar para mejoras.
Aún así, muchas compañías no tienen idea de cuanto papel consumen y están confundidas respecto a la solución de un problema del cual, están conscientes pero son incapaces de cuantificar.
Al conocer cuál es la relación entre el número de empleados y dispositivos de impresión y el volumen per cápita, una compañía puede crear metas reales y alcanzables para un mejor aprovechamiento de sus recursos -siempre y cuando tenga en cuenta la importancia de sus estrategias de soporte. Una buena estructura de soporte le asegurará mejoras duraderas.
Una empresa promedio en Estados Unidos produce 1, 100 páginas impresas por mes por empleado y 13, 200 páginas por empleado, anualmente.
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