Sin embargo, en muchas ocasiones empresarios simplemente descartan esta necesidad o no le prestan la atención necesaria. En etapas tempranas la falta de procedimientos puede pasar desapercibido. Es cuando nos damos cuenta la importancia de estos, cuando usualmente ya estamos en problemas.
Existen dos razones primordiales por las cuales debemos acostumbrarnos a realizar esta importante tarea:
Una vez que nuestra empresa alcanza cierto nivel de ventas o crecimiento, simplemente no se seguirá desarrollando correctamente si no existen procedimientos claros que indiquen cuales son las funciones y responsabilidades de cada individuo (incluyendo las de alta gerencia!) y
La experiencia dicta que lo que hace la falta de procedimientos una real amenaza, es simplemente que esto es algo difícil de detectar al principio, lo que hace usualmente que esta falla nos tome por sorpresa.
Comúnmente una empresa pequeña o en temprana etapa de crecimiento cuenta con un director o gerente (que usualmente es el dueño) y varios empleados que realizan una cantidad de tareas complejas.
Este esquema funciona debido a que una empresa de esta envergadura se encentra en etapa de ajuste constante, las funciones y tareas cambian, y la toma de decisión directa por parte del empresario se hace necesaria en todo momento. No obstante, a medida que la empresa crece se requiere la implementación de ciertas normas.
Son estas normas las que relevarán al empresario de tener que tomar decisiones triviales y repetitivas todo el tiempo. Así éste se puede enfocar en otras funciones de más pertinencia a la etapa en la cual se encuentra la empresa.
Como dueño de su propia empresa, usted es el mejor candidato para desarrollar los procedimientos necesarios y documentarlos. Una vez realizado este trabajo, proceda a entrenar a su personal en los mismos.
Refresque este entrenamiento en manera constante. Algunas empresas subcontratan a especialistas consultores para que desarrollen esta tarea. Esto no es una mala costumbre siempre y cuando el consultor tenga un conocimiento profundo de cuales son las necesidades de la empresa, sus empleados y los clientes. No cometa el error de subcontratar procedimientos “pre-establecidos”.
Es verdad que aunque podemos usar un molde parecido para procedimientos similares, siempre es necesario algún tipo de ajuste, dependiendo de la situación especifica.
Contar con procedimientos ayuda mucho en momentos de crisis. Tome por ejemplo una ocasión en que usted se vea en la necesidad de reducir personal. Ocurre que en ese momento, usted debe reconfigurar su manera de trabajar, y hacer ajustes en sus procedimientos.
Sin embargo, al pasar el tiempo y usted logre recuperar su nivel regular de operaciones, tendrá que recontratar personal y volver a su nivel anterior de trabajo. El entrenamiento de este nuevo personal Será mucho más fácil si usted ya cuenta con procedimientos establecidos y documentados.
Los procedimientos también sirven en muchas ocasiones como forma de evaluación. Usted como empresario debe siempre enfatizar en su personal la importancia de que todos hagan su parte y sigan los procedimientos establecidos. Esto no es decir que la iniciativa no debe premiarse, siempre y cuando se tomen en cuenta los procedimientos establecidos y las metas de la empresa.
Nunca subestime la importancia de un buen manual de procedimientos para su empresa. Un buen signo de que usted está en necesidad de los mismos, es cuando se ve envuelto demasiado tiempo en tomar decisiones triviales y repetitivas.
Si esta situación se presenta, lo mejor es dedicarle unos meses al desarrollo de sus procedimientos los cuales mientras más específicos sean, mejor será el resultado.
Piense en su manual de procedimientos como un manual de instrucciones, las cuales deben ser detalladas y simples de seguir. Esta tarea le da a usted la confianza de que su empresa tiene capacidad de funcionar por sí sola, además de que le liberará tiempo para enfocar asuntos de mayor importancia.
(jrporras@cableonda.net)
