- Ley de Pareto. El 80% de sus resultados provienen de un 20% de tu trabajo. Identifique ese 20% y hágalo primero. Divida el número de tareas entre cinco y del número resultante seleccione las más importantes.
Productividad
Hay personas que se quejan de que el tiempo no les alcanza y por más que digan que se esfuerzan, su trabajo no es el esperado.
Esto provoca un ambiente tenso y mucho descontento entre el colaborador, sus compañeros y quien lo supervisa.
Quizás no se trate de un problema de aptitud, sino de manejo y administración del tiempo. Lo primero que se debe hacer entonces es emprender acciones para superar el inconveniente que impacta su desarrollo profesional.
Se calcula que el 60% del tiempo en el trabajo se emplea en actividades imprevistas sobre las que difícilmente se puede tener control. Por lo tanto, el 40% restante se emplea en actividades programadas, totalmente bajo el control de la persona. De modo que lo que se debe organizar es solo ese porcentaje del tiempo.
Las acciones que se deben emprender en forma inmediata son evitar las interrupciones telefónicas, gastar menos tiempo en leer correos electrónicos, no atender a visitantes inesperados, trabajar con una agenda de actividades semanales y organizar el escritorio.
Parece algo obvio, pero ¿ha conocido a alguien que nunca encuentra nada en su escritorio, se le extravía el papelito donde anotó tal número o mensaje y que pierde el tiempo buscando el bolígrafo?
Desorganización personal, incapacidad para delegar, excesivo esfuerzo para cumplir tiempos estimados irreales, querer hacer más de lo que podrá cumplir y trabajar con información confusa son otros de los aspectos que pueden afectar al colaborador.
Una agenda ayuda a poner orden cada día y a cumplir con las responsabilidades. Planifique incluyendo todas las actividades previstas para la jornada.
Marque solo el tiempo dedicado al trabajo y no le abra tanto espacio a la improvisación, la memoria, el azar o la suerte, pues estará supeditado a hechos fortuitos y su tiempo se esfumará.
Al poner en agenda los compromisos hay que marcar la hora de comienzo y de finalización.
Procure examinar sus prioridades. A veces hay una tendencia a hacer las tareas menos prioritarias en vez de hacer las más importantes. Aprenda a ignorar las tareas que son urgentes, pero no prioritarias.
¿Le distrae el correo electrónico? ¿Son un dolor de cabeza las peticiones improvisadas?
Estos son detalles que distraen demasiado y quitan tiempo valioso. Hay actividades o tareas que supuestamente le van a llevar cinco minutos y sin darse cuenta ha perdido media mañana.
Eso incluye normalmente redes sociales (Facebook, Twitter), ir “cinco minutos” a tomar un café, mirar un momentito el correo. Averigüe cuánto tiempo emplea al día en esas actividades; los resultados le sorprenderán.
Lo primero es comenzar con una agenda de trabajo diaria y cuando logre resultados, comienza a programar las actividades mes a mes, dejando para el final lo menos importante y gestionando sus quehaceres según las prioridades.
Otro aspecto que influye grandemente en la administración y rendimiento es el pico de productividad. Identifique las horas en que usted esté más despejado, dispuesto y exista el ambiente más propicio para hacer las tareas que requieren mayor concentración. En muchas empresas hay muchas reuniones en la mañana, muchas peticiones de último momento, interrupciones, llamadas.
Quizás le convenga desarrollar las tareas más pesadas en la tarde para asegurarse que le dedicará el tiempo necesario y se desgastará menos. Sin embargo, si es de los que sienten que después del almuerzo el cuerpo está pesado y usted no tiene fuerza de voluntad para vencerlo, no se engañe, pues va a perder el tiempo y no avanzará nada.
Esto es utilizar el tiempo con inteligencia. Haga el trabajo importante y que requiera más concentración y atención en tus momentos productivos, y deja el resto de tareas para momentos de menor concentración.
Eso hará que su productividad aumente y que se sienta más satisfecho, pues se trata de acabar, no de empezar y dejar a medias.
Más importante que el qué hace, es el cómo lo hace; el cuándo lo hace.
Cuando tenga muchas tareas que completar en una misma semana, procure planificar las más importantes al comienzo de la semana, así tendrá más posibilidades de que estas tareas se completen, ya que generalmente al final de la semana el tiempo se hace más escaso porque suele haber más temas que solucionar.
