En efecto, los archivos constituyen la memoria de la actuación de la administración pública y privada y el testimonio de los derechos y obligaciones de los ciudadanos y de la propia administración. Y, como tal debemos de estar conscientes de que nuestro país va a seguir evolucionando ya que las estructuras administrativas son cambiantes y variantes.
Los archivos son, también, los garantes de la adecuada conservación del Patrimonio Documental.
Es la creencia que el archivo es el lugar donde se guardan los papeles que ya no sirven para nada; esto es el pensar de muchos ciudadanos. Como archivistas y como conservadores y guardianes de la historia tenemos que hacer cambiar esas ideas arcaicas y retrógadas que son producto de la ignorancia.
En este centenario hay que trabajar desde ya en la organización de los materiales producidos por las diferentes entidades para así, cuando cumplamos los 200 años, las generaciones futuras puedan accesar toda la historia recopilada por cada uno de nosotros. Es hora de que las autoridades competentes tomen cartas en este digno tema de la valorización del tratamiento archivístico. Y, comenzar a pensar que cada vez que se escribe o nace una empresa o institución lo primero que hay que hacer es pensar en el espacio físico donde permanecerán los archivos y en el administrador de documentos que administrará esta escribanía.
Tenemos que tomar en cuenta la conservación ya que es mejor preservar que restaurar. En los archivos, bibliotecas y hemerotecas, pueden existir, además de los escritos convencionales otro tipo de documentos cuyos elementos estructurales son frutos de nueva tecnología. Su conservación constituye un problema puesto que estos son imágenes fotográficas y discos magnéticos.
Quiero exhortar a las empresas que quieren ir de la mano con la tecnología. Que el fondo documental que se tenga, sea éste cinemateca, hemeroteca, biblioteca, o archivos de fotografía, se esmeren en organizarlo de manera científica. Es decir, comenzar con los avances tecnológicos. Pero, nunca eliminar material existente. Si no lo amerita.
Y trabajar con la repografía, que es un sistema utilizado con fines científicos o de estudio. La misma tiene una finalidad triple:
Duplicado de seguridad frente al posible deterioro del original
Suplir el uso del original y favorecer su difusión.
Reducción del espacio fisico de almacenamiento.
Tengamos las visión del expresidente Belisario Porras con su “Elefante Blanco”, y el majestuoso edificio del Archivo Nacional, de estilo neoclásico, convirtiéndose en el primero de America Latina, en ese entonces, en construir un edificio destinado para el propósito de salvaguardar toda la documentación generada por los ciudadanos.
Pensemos en grande como lo hizo este ilustre panameño, que como ciudadano y presidente dio lo mejor de sí sin escatimar esfuerzo ni iniciativa, para que cada día nuestro Panama se engrandezca en cultura y valores cívicos.
Dicen que “una golondrina no hace verano”, pero, si imitamos la visión del Dr. Porras y hacemos una cruzada en pro de salvaguardar nuestra historia, podremos mirar a los ojos a nuestros hijos, nietos y chorros porque le hemos heredado lo mejor: la memoria nacional, para que tengan clara su identidad como panameños y no se encuentren, como nosotros, con una historia fragmentada.
