Hoy día es una profesional mucho más preparada y ha logrado convertirse en el eje elemental de la empresa. Además, con los avances tecnológicos de nuestro tiempo, la secretaria de hoy tiene que hacer uso de capacidades que décadas atrás era difícil imaginar.
¿Cuáles son los elementos que distinguen a la secretaria ideal?
Debe capacitarse continuamente poniéndose al día en las novedades de su profesión; debe ser reservada, tener un buen conocimiento de idiomas, por lo menos del inglés, y, sobre todo, conocer bien a su jefe para convertirse en su mano derecha, y además, usando el sentido común, adelantarse siempre a sus necesidades.
Tiene que mantener la privacidad de los documentos con los que trabaja y de las conversaciones a las que tiene acceso, así como de los temas tratados en las reuniones a las que asiste.
Debe saber comportarse y mostrar un interés permanente por su entorno empresarial.
Diferenciar a simple vista la correspondencia que aunque no esté sellada como "personal", deje entrever un perfil íntimo.
Conservar una actitud impersonal con jefes y clientes, pero siempre dentro de la mayor cortesía.
Ser educada sin caer en el servilismo, y amable sin familiaridad. (Entienda que el jefe, aunque haya estado a su lado por muchos años, es su jefe, no su amigo)
La secretaria ideal debe también cuidar su apariencia para dar una buena imagen de sí misma y por consiguiente, de su empresa. Su vestuario, el maquillaje y los accesorios deben ser discretos y adecuados; sus uñas bien cuidadas y su cabello limpio y bien arreglado. Los zapatos preferiblemente cerrados y la cartera de tamaño mediano, y su educación, sus modales y la manera como se dirige a los demás, con cortesía y respeto.
Pero además de estas cualidades, también debe gestionar correctamente el tiempo, el trabajo e incluso la mente, organizando de forma correcta todas sus actividades.
Aquí les damos algunas ideas:
Déle prioridad y secuencia a las tareas procurando urgencia a lo más importante y luego a lo secundario.
Aprenda a programarse a largo plazo para una mayor eficacia en el trabajo diario evitando posibles imprevistos, y deje siempre márgenes para ellos. Créame, hay cosas que sí pueden dejarse para mañana aunque se puedan hacer hoy.
Aprenda a decir que no, tanto a sus jefes como a sus compañeros. Todos tenemos un límite y un exceso de trabajo puede repercutir en los resultados y hasta en su propia salud. Negarse no significa que sea una mala profesional, sino que es honesta con su trabajo y con usted misma.
Evite a toda costa elementos que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas.. podría perder la concentración y cometer errores.
Demuestre lo que vale siempre que tenga ocasión, y dé a conocer sus ideas o sugerencias con respeto y conocimiento, incluso en lo que no esté de acuerdo.
Si además de tener todas las cualidades enumeradas logra ganarse la simpatía y la confianza de la esposa del jefe, entonces se llevará el premio como el "Epítome de la Secretaria Ideal".
La autora es Asesora de Etiqueta, Imagen y Protocolo Empresarial y Social
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