Es muy importante que conozca el objetivo del encuentro (si tiene dudas, lo mejor es preguntar). Luego solicite el material y organice una "agenda" con todos los detalles. Si se va a exponer un proyecto a otra empresa, tenga a mano el material y la información que quieren facilitarle a dicha empresa. (No está de más que se documente para conocerla mejor y así no vayan a encontrarse con alguna sorpresa).
Facilite a todos los asistentes los datos del lugar de la reunión, preferiblemente por escrito, con claridad y precisión. Si el sitio no es de fácil acceso, agregue un pequeño plano que facilite su localización.
Controle otras reuniones o citas de su jefe para que llegue a tiempo a la reunión, dejando un margen de tiempo prudencial antes de cada compromiso. Si alguna cita se alarga o por cualquier otro motivo usted ve que no va a llegar a tiempo a la reunión, llame para comunicar el retraso a la otra parte involucrada.
Prepare el lugar del encuentro, ya sea la sala de conferencias o un despacho, el material que necesitará para la presentación (proyectores, pantallas, diapositivas, rota folios, pizarras), así como el material para los visitantes: libretas, bolígrafos, lápices, agua y cualquier otro accesorio.
Compruebe que todo funciona correctamente. Hay pequeños detalles que pueden estropear y hasta terminar una reunión de trabajo, como por ejemplo, que un proyector no funcione. Verifique que tenga suficientes sillas, que los micrófonos funcionen bien y que la sala esté limpia y ordenada.
Si va a permitir que fumen, coloque ceniceros limpios. De lo contrario, no los ponga. Cuide que la temperatura sea agradable. Esto significa fresca, pero no fría. No hay nada peor que tiritar de frío mientras tenemos que hablar o escuchar a alguien. En verdad, esto resulta incómodo para todos. Lo mismo pasa si el ambiente está muy caluroso.
En síntesis, debe crear un ambiente agradable para que la reunión sea exitosa. Cualquier detalle, por pequeño que parezca, puede ser de gran importancia para el éxito o fracaso del encuentro. Recuerde que la primera impresión es muy importante, así que preocúpese de causarla buena.
