La obligación de mantener los registros contables

Mediante reciente Decreto Ejecutivo No. 258 de 13 de septiembre de 2018, se ha reglamentado la Ley 52 de 27 de octubre de 2016, que establece la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo para las sociedades y fundaciones de interés privado, aunque las mismas no realicen operaciones que se perfeccionen, ni se consuman ni surtan sus efectos en la República de Panamá, es decir, que realizan solo operaciones exteriores, foráneas o extraterritoriales.

Las que sí realizan transacciones locales, son cubiertas por el Código de Comercio y legislación general aplicable al régimen de contabilidad interna panameño. 

Este nuevo Decreto deja claro que sigue las directrices del Foro Global de la OCDE sobre Transparencia e Intercambio de Información (http://www.oecd.org/centrodemexico/foroglobaldelaocdesobretransparenciaeintercambiodeinformacion.htm), fiel con las bases del estándar internacional de intercambio de información a requerimiento para fines fiscales, cuya última enmienda fue en el 2016, teniendo en cuenta que Panamá es signatario de la Convención Multilateral de Asistencia Mutua Administrativa en Materia Fiscal (“Convención MAC”), ratificada en Panamá mediante Ley 5 de 21 de febrero de 2017.

Con esta normativa, se interpreta que los registros contables (y documentación de respaldo) deberán ser proporcionados en la siguiente forma:
1. Cuando se trate de personas jurídicas que no realicen actos de comercio y que se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos, cualquiera sea su clase (muebles, inmuebles, intangibles, derechos), deberán proporcionar información que demuestre el valor de los activos que se mantienen y los ingresos (si los hubiere) que se perciban de dichos activos (solo cuando sea requerido por la autoridad competente);

2. Cuando se trate de personas jurídicas que sí realicen actos de comercio (compraventa en general, banca, operaciones con documentos negociables, mandatos, transporte, fletamento, depósito, seguro, garantías personales y reales, arrendamiento, préstamo, actos asociativos, cuentas en participación, cuenta corriente mercantil, abastecimiento, imprenta, construcción, industria, espectáculos, cualesquiera negocios marítimos, y de naturaleza análoga, conforme enumera el artículo 2 del Código de Comercio) deberán proporcionar un Diario y un Mayor (solo cuando sea requerido por la autoridad competente).

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Se exceptúa de este requerimiento cuando se trate de actos de comercio incluidos en el numeral 2 del artículo 2 del Código de Comercio (compraventa especulativa de valores), en cuyo caso el estado de cuenta del custodio o balance general de la compañía suplirá el Diario y el Mayor.

Cuando se lleven en Panamá, los registros contables deberán seguir las Normas Internacionales de Información Financiera emitidas (“NIIFF”) y que emita el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) para tal fin, como se establece en la Ley No. 57 de 1 de septiembre de 1978 y deberán ser preparados y refrendados por un Contador Público Autorizado (CPA) de Panamá.

Si llevan sus registros contables y documentación de respaldo fuera de Panamá, podrán hacerlo de acuerdo con las normas contables de aplicación en la jurisdicción en donde los registros contables se llevan, pero siempre de acuerdo con las NIIF y preparados y refrendados por un CPA de la respectiva jurisdicción.

Serán admisibles los registros de contabilidad realizados manualmente en libros o por medios electrónicos o tecnológicos, tales como microfilmación, sistema óptico, sistema magnético o por cualquier otro medio, los cuales deben garantizar la impresión de la información y estén autorizados por la ley panameña cuando se lleven en Panamá, o en la jurisdicción donde se reconozcan.

El período anual contable (o fiscal) será el aplicable de acuerdo con las leyes del país donde se llevan los registros. 

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No se exime al Agente Residente de proporcionar la información de contacto de la persona que mantiene los registros contables y la dirección física en donde se mantienen los mismos, en todos los casos, ni impide la aplicación de las sanciones por incumplimiento. 

La idea es que todo Agente Residente pueda tener a la mano datos que indiquen las operaciones comerciales, sus activos, pasivos y patrimonio, permitiendo determinar la situación financiera de la entidad, para poder preparar los Estados Financieros.

Como resumen a todo lo normado, en nuestro despacho de abogados guiamos al cliente (o le hacemos el trabajo con nuestros contadores) para llenar electrónicamente un Diario y un Mayor, y formalizar un Estado Financiero de Situación (Balance General) una vez terminado cada período anual contable, lo cual estará archivado y listo para ser entregado a la autoridad que lo requiera. 

Abogado