Aquí algunos consejos:
Resiste la urgencia que sientes de leer e-mail personales. El correo electrónico ha hecho que podamos comunicarnos con amigos y colegas de manera instantánea, fácil y asequible. Sin embargo, ahora muchas personas pasan horas leyendo y contestando sus e-mails a diario. Deja los e-mails de tus amigos para el final del día. De esta manera, tus horas productivas no se verán interrumpidas con asuntos personales.
Lee las noticias, en línea o por otros medios, en casa en lugar de la oficina.
Prioriza y delega.
Si bien todas tus actividades podrán parecerte decisivas, probablemente las puedes clasificar en orden de importancia. De la misma manera, saber cómo delegar es algo en que se destacan los mejores jefes. Observa con detenimiento tu lista de actividades pendientes y reconoce lo que tiene que hacerse de inmediato, lo que puede esperar y lo que se le puede delegar.
Haz una lista y síguela al pie de la letra parece un consejo de escuelita, pero para muchas personas hacer una lista es la mejor manera de ser más productivo. Haz una lista de cosas que tienes que hacer todos los días cuando llegues al trabajo y comprométete a hacer todo lo que figura en ella.
Rechaza las oportunidades de socializar
Algunas veces simplemente tienes que tomar una decisión sobre el gran chisme que están contando en el dispensador de agua. Es importante que hagas amigos en el trabajo, pero puedes limitar las conversaciones sociales a horas específicas del día, como en la mañana cuando vas por el café.
Ser educada sin caer en el servilismo, y amable sin familiaridad. (Entienda que el jefe, aunque haya estado a su lado por muchos años, es su jefe, no su amigo)
La secretaria ideal debe también cuidar su apariencia para dar una buena imagen de sí misma y por consiguiente, de su empresa. Su vestuario, el maquillaje y los accesorios deben ser discretos y adecuados; sus uñas bien cuidadas y su cabello limpio y bien arreglado. Los zapatos preferiblemente cerrados y la cartera de tamaño mediano, y su educación, sus modales y la manera como se dirige a los demás, con cortesía y respeto.
Pero además de estas cualidades, también debe gestionar correctamente el tiempo, el trabajo e incluso la mente, organizando de forma correcta todas sus actividades.
Aquí les damos algunas ideas:
Déle prioridad y secuencia a las tareas procurando urgencia a lo más importante y luego a lo secundario.
Aprenda a programarse a largo plazo para una mayor eficacia en el trabajo diario evitando posibles imprevistos, y deje siempre márgenes para ellos. Créame, hay cosas que sí pueden dejarse para mañana aunque se puedan hacer hoy.
Aprenda a decir que no, tanto a sus jefes como a sus compañeros. Todos tenemos un límite y un exceso de trabajo puede repercutir en los resultados y hasta en su propia salud. Negarse no significa que sea una mala profesional, sino que es honesta con su trabajo y con usted misma.
Evite a toda costa elementos que la distraigan, interrupciones indebidas, salidas injustificadas.. podría perder la concentración y cometer errores.
Demuestre lo que vale siempre que tenga ocasión, y dé a conocer sus ideas o sugerencias con respeto y conocimiento, incluso en lo que no esté de acuerdo.
Si además de tener todas las cualidades enumeradas logra ganarse la simpatía y la confianza de la esposa del jefe, entonces se llevará el premio como el "Epítome de la Secretaria Ideal".
La autora es Asesora de Etiqueta, Imagen y Protocolo Empresarial y Social
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