El buen anfitrión en la oficina

Decía el célebre Francisco de Quevedo que “te reciben según como te presentas, te despiden según como te comportas”. En las diversas ocasiones en las que tenemos que ir a una oficina para cualquier asunto o negocio, o recibir en la nuestra a alguien, generalmente no se presta gran atención a las normas de etiqueta o de educación, y es porque no sabemos la importancia que esto tiene.
La manera como debemos comportarnos en la oficina de otra persona es exactamente igual a la forma de hacerlo cuando estamos de visita en una casa. Vamos a distinguir cuando usted es quien va a otra oficina, lo que sería el “invitado” y cuando usted recibe a alguien en su oficina, esto es, el “dueño de la casa”.
Lo mismo que se hace al llegar de visita a una casa, cuando llegue a una oficina lo correcto es saludar a quienes se encuentren en ella. Y esta norma va lo mismo para todas las personas, desde el portero, el que hace la limpieza, hasta el gerente general.
No haga visitas sorpresivas; tampoco es de buen gusto adueñarse del escritorio de la otra persona y llenarlo de documentos, colocar encima su cartera o el maletín y hasta pedir conexión para su computadora portátil.
Sin tomar en cuenta la jerarquía, siéntese cuando su anfitrión se lo indique, no antes. Si nadie lo hace, entonces pregunte con amabilidad si se puede sentar.
No es correcto permanecer en una reunión más tiempo que el considerado en un principio; si aún le quedan temas pendientes, establezca una nueva cita.
Es importante que lleve y envíe anticipadamente por correo electrónico, un Esquema de la Reunión con todos los puntos a tratar. Sea puntual siempre, aunque su visita se realice en otro departamento de la misma empresa o institución.
Como “dueño de casa” es su responsabilidad hacer que su “invitado” se sienta cómodo. Tenga todo preparado, mantenga siempre a la mano agua y café, jugos y refrescos, libretas, bolígrafos y lo que crea que va a necesitar.
Levántese y salga de su escritorio para recibir, y dé la mano indicando dónde quiere que el invitado se siente.
Si hay otras personas, el anfitrión debe hacer las presentaciones: lo correcto en las empresas es presentar la persona de menor importancia a la de mayor importancia, sin tomar en cuenta el género al que pertenecen.
Algunas veces, debido al rol que la mujer ha adquirido, cada vez es más activa en la vida empresarial, se podrían producir inseguridades y malos entendidos en el trato dentro de este ámbito. Es bueno aclarar que socialmente, en el caso del saludo, es privilegio de la mujer el contacto físico, mientras que en el ambiente laboral, hombres y mujeres deben ser tratados de la misma manera.
La primera muestra de cortesía hacia una mujer en el trabajo es tratarla según su categoría dentro de la empresa, y no según su sexo.
Como puede resultar un poco confuso dar la mano a unos y besar a otras, para que no surjan complicaciones lo mejor es dar la mano a todos y todas.
No debe recibir llamadas durante la reunión, a menos que sean urgentes o concernientes al tema que se está tratando.
La reunión debe ser dirigida por el anfitrión, quien a su término hará el cierre y luego acompañará a su visita hasta la salida.
Ah, y algo que no deben olvidar: a menos que usted sea bombero, doctor, policía o periodista... apague su celular antes de la reunión.

Evitar levantar mucho peso. Si tiene que hacerlo, hágalo de la manera correcta. Cuando vaya a dormir, adopte la posición fetal, encogido y con una almohada entre las piernas. Si duerme de espalda, colóquese una almohada o una toalla enrollada bajo las rodillas para aliviar la presión.