El trabajo de las secretarias se caracteriza principalmente por ser multifacético. Es decir, están constantemente haciendo varias cosas a la vez. Observe cuando vaya a una oficina: contestan el teléfono, redactan cartas, atienden a otras personas e incluso, en muchos casos, abren la puerta. Y todo esto lo hacen todos los días. Este método de trabajo, reflejo de una sociedad acelerada y en constante lucha contra el tiempo, implica un alto coste personal y por regla general, un alto desgaste que suele terminar afectándoles la salud y el rendimiento en el campo laboral.
Aunque las nuevas tecnologías ayudan, es prácticamente imposible hacer tres cosas de manera simultánea y todas de manera correcta, sobretodo si tomamos en cuenta que de vez en cuando, la tecnología “amiga” se vuelve contra ellas, complicando en gran medida su labor diaria (problemas con la internet, la impresora, y otros elementos). Las cosas suelen fallar cuando más falta hacen (las famosas leyes de Murphy), por lo que deben tener un buen control personal para evitar que posibles enfados o arrebatos de ira, tengan consecuencias en sus modales y en la manera de comportarse.
Está comprobado científicamente que el cerebro puede recibir varias órdenes a la vez; sin embargo, éste las jerarquiza, como hace una computadora, establece prioridades y las descarga de la memoria una vez que las ha terminado. Por eso, si no establece un orden y está constantemente tratando de realizar todas las tareas a la vez, el cerebro se “desordenará “y seguramente perderá un montón de tiempo en ir realizando de forma ilógica todo “el programa” que tiene almacenado. Trate de mantener un equilibrio que le haga el trabajo más racional.
Cuando se trabaja bajo mucha presión, realizando varias tareas a la vez, lo que se logra es sobrepasar la capacidad, volviéndose más ineficiente, con más cansancio y con el estrés amenazándole la salud y el humor, y esto suele repercutir en sus modales. Debe saber priorizar y realizar las tareas más urgentes para que no la persigan durante todo el día. Una vez resueltas, podrá acometer el resto de las tareas pendientes.
Las mujeres, por la cantidad de trabajo que siempre hemos desarrollado tanto en el hogar como en la casa, así como el rol que la sociedad nos ha otorgado durante muchos años (madre, esposa, etc.) tenemos una amplia experiencia en el desarrollo de tareas simultáneas y en la gestión eficaz del tiempo. Por ello, la mayor parte del personal asistente de dirección, secretarias ejecutivas, etc., son desarrolladas por personal femenino, mucho más eficaz en estas labores.
La mejor manera de gestionar correctamente el tiempo, el trabajo e incluso la mente, es organizando de forma correcta todas las actividades.
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