Archivo Harmodio Arias Madrid

Clasificar y describir el contenido de 86 cajas de documentos no es tarea fácil. Pero si ese caudal de información representa de manera documental parte sustancial de la historia republicana y de unos de sus personajes más conspicuos, entonces ya no se trata de un trabajo más, es un compromiso.

Así lo entendieron un grupo de profesionales de bibliotecología y archivos, quienes desde hace meses trabajaban silenciosamente en sentar las bases del “Archivo Harmodio Arias Madrid” que próximamente podrá ser consultado a través del sitio web de la Biblioteca Nacional. Ernesto J. Castillero.

Inmersas en esa misión colosal encontramos a Nelva González, archivista jefe de la Fundación Ricardo J. Alfaro; Iris Lorena Navarro Sánchez, también archivista de esa fundación y a Felipa Vargas de Editora Panamá América, entregadas a la labor de clasificación y descripción de los documentos en un proceso que implica, además de escanear imágenes, limpiarlas y hacer las correcciones necesarias tanto en libros, cartas y periódicos, entre otros documentos.

La consolidación del “Archivo Harmodio Arias” se dará tan pronto culmine el proceso de digitalización, el que ya está en avance, aunque es un proceso lento. Hasta ahora se han digitalizado 17 de las 86 cajas existentes.

Con el propósito de conocer cómo avanza, como iniciativa díaDinterrogó a Iris Navarro Sánchez.

Iris Navarro (IN):Se está trabajando en la Colección Dr. Harmodio Arias Madrid desde octubre de 2009 en la Biblioteca Nacional. Pero este fondo ya había sido previamente organizado y clasificado. Por tanto se contaba con un inventario general de la tipología documental que existía.

IN:La catalogación es un proceso mediante el cual se ordenan las unidades o legajos y del cual obtendremos un catálogo que de acuerdo con la definición de Antonia Heredia es “…el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o institucional”.

La Colección Dr. Harmodio Arias Madrid ha sido organizada, ordenada y clasificada. Pero para llegar a este fin se ha tenido que organizar toda la documentación suelta y también la que se encontraba en tomos para saber en total con qué cantidad de documentos contábamos y así poder clasificar en series el fondo documental. Para ello se estableció un cuadro de clasificación. Nos queda empezar a describir y establecer los campos de la base de datos que permitirá la búsqueda y recuperación de la información.

Todos nuestros procesos se basan en las normas archivísticas para organización de fondos documentales y las Normas de Descripción Archivística ISAD (G).

Como medio de preservación se ha realizado una limpieza de todos los tomos, se han retirado todos aquellos materiales oxidantes y superfluos que podrían causar más deterioro. De igual forma se emplean carpetas blancas y cajas con poco porcentaje de acidez.

IN:En cuanto a la cantidad podemos decir que, en fotografías tenemos alrededor de 150 fotos; los periódicos no se cuenta con planas completas solo recortes de periódicos en tomos que son aproximadamente 8 ó 10 tomos, en correspondencia podemos decir que aproximadamente 40,000 cartas y otros documentos.

IN:El documento más antiguo que se encuentra dentro de la Serie 1 Documentación Personal data de 1904. El documento más reciente es de 1986.

IN:En su mayoría son recortes de periódicos, no planas enteras. Son álbumes de recortes de periódicos de la entrevista del Dr. Arias y el Presidente Roosevelt. En su mayoría son recortes de El Panamá América y La Estrella de Panamá y algunos que otros recortes de periódicos extranjeros, tales como: New York Times, Miami Herald, The New York Evening Post y New York Herald, entre otros.

IN:Creemos que eso dependerá de la disponibilidad de espacio que posea la Biblioteca Nacional.

IN:Existen libros escritos por otros autores sobre el Dr. Harmodio Arias. Suponemos que los otros libros escritos por él permanecen en el catálogo de la Biblioteca Nacional.

IN:En este tipo de trabajo son muchas las particularidades de cada fondo. De éste podemos decir que lo más complicado fue encontrar muchos tomos empastados y bien presentados, pero con un contenido que no correspondía a lo descrito en su carátula. Y los mismos no se encontraban agrupados, parecía sólo un bulto semiordenado por fechas.

IN:El material en general se encuentra en un estado regular, ya que el tipo de papel empleado en aquella época es muy diferente al que empleamos hoy en día. Podemos decir que lo más difícil es siempre la ordenación y clasificación del material a describir, pero a la vez es lo más bonito, el poder dar forma a la información contenida en estos documentos para que puedan ser consultados y sirvan como pruebas palpables de nuestro pasado, en este caso de la obra realizada por el Dr. Harmodio Arias.