Cuatro consejos rápidos para mejorar su redacción en los negocios

No importa si usted es un emprendedor que anhela financiamiento o un directivo de nivel medio que vive en medio de correos electrónicos, una buena redacción profesional es indispensable, pero no es fácil. En la Harvard Kennedy School, donde enseño redacción, todos los días veo a profesionistas que sufren con su redacción extensa y confusa. Afortunadamente, la forma de mejorar es simple: la buena redacción se enfoca solo en lo que la audiencia necesita.

Poner a la audiencia como prioridad requiere práctica. Comience facilitando que su lector encuentre el argumento principal. Comparta primero la información importante; intégrela en el inicio de las frases, párrafos y documentos. Pudiera sentirse incómodo escribir de esta forma, pero su audiencia está ocupada. Mueva las conclusiones al frente.

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Otra forma de demostrar respeto por su audiencia es siendo breve. ¿Sus frases son de cuatro renglones? Recórtelas. También puede mejorar su brevedad, y claridad, escribiendo en voz activa. La escritura académica es pasiva, mientras que la profesional es activa. Usted puede evaluar qué tan pasiva es su redacción buscando algunos errores frecuentementes, como “siendo”, “no” y “ha sido”. Una vez que encuentre estas palabras, reescriba las frases en tiempo presente y activo. Esto no funcionará siempre, pero a menudo lo hace, y cuando usted reescriba estas frases, hará que su documento sea más corto.

Además, asegúrese de escribir en forma incluyente, no excluyente. Su jefa (la audiencia objetivo) pudiera conocer todos sus términos y acrónimos, pero ¿qué pasa cuando ella reenvía ese correo electrónico acerca de una potencial nueva contratación al área de recursos humanos, y ellos se quedan confundidos por sus tecnicismos? Usted pudiera terminar comunicando incorrectamente o, peor aún, contratando a la persona equivocada. Siempre escriba para una “audiencia novata e inteligente” — un público que es inteligente, en términos generales, pero que no sabe a qué se está refiriendo usted específicamente. Evite los acrónimos y defina todos sus términos. Usted no quiere que los lectores se sientan estúpidos si no entienden alguno, y tampoco quiere que alguien tenga que ir a consultar esos términos, porque podría no regresar.

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Si usted conoce bien a su público objetivo, su redacción será mejor. Si no lo conoce, asegúrese de aprender acerca de él o ella. Si ella es una ocupada supervisora escolar, y la educación inicial (el tema que usted plantea) está en la parte baja de su lista de prioridades, sea breve. Si él es un legislador que dice preocuparse por los derechos humanos, pero no ha puesto ese interés en práctica, encuentre uno o dos datos atractivos que puedan influir en él. Si ella es una integrante del consejo de la ciudad, interesada en promover más áreas verdes pero preocupada acerca de perder fondos de los estacionamientos, brinde tranquilidad citando los ejemplos de otras ciudades. En otras palabras, averigüe qué es lo que su audiencia conoce, lo que les preocupa y lo que temen, y escriba tomándolo en cuenta.

Este cambio hacia lo que llamo “redacción centrada en la audiencia”, requiere tiempo y esfuerzo. Usted necesita aprender a revisar el texto en busca de una voz activa, reducir palabras y simplificar. Principalmente es un cambio de mentalidad, porque una buena redacción profesional es empática hacia los lectores. Este tipo de redacción es más apta para ser leída y, por lo tanto, crear el cambio que desea el escritor.

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