¿Dónde están sus activos?

Resulta necesario que toda empresa implemente una gestión de control del activo fijo que le permita minimizar el riesgo de pérdidas financieras así como cumplir con la transparencia de la información que provee a terceros a través del cumplimiento de las normas contables emitidas para tal fin.

Los activos, representan los recursos que tienen los dueños de una empresa para el desarrollo de la actividad productiva de la misma. Cada uno de sus componentes debe representar la realidad financiera de la empresa a una fecha determinada.

Generalmente, las empresas aplican procedimientos de controles físicos a los activos como inventarios y cuentas por cobrar; no obstante, existen activos denominados como propiedad, planta y equipo, activos de naturaleza fija, utilizados en la generación de ingresos de la empresa pero al que en menor escala se le aplican dichos controles.

Estos activos al igual que los otros componentes requieren de un control que le permita a la empresa conocer en todo momento el valor y la ubicación de sus activos productivos. Mas allá del registro contable que permite su control en libros, las empresas deben iniciar un proceso de control físico con el que pueden recibir beneficios como:

Mantener un control físico del activo, conociendo su ubicación y estado de forma permanente. Determinar la inversión requerida de forma real y oportuna.

Controlar y registrar la vida útil y la depreciación de los activos. Manejar eficientemente la negociación de las primas de seguros de los activos fijos.

Evitar pérdidas o deterioro acelerado de los activos productivos.

Aquellas empresas que no cuentan con un sistema actualizado de control de activos fijos, podrían iniciar un proceso inicial de planificación de toma física de sus activos, con los siguientes pasos:

1.
Planificación del proceso de control de activo fijo. El paso inicial es evaluar la situación actual del activo fijo y planificar el proceso tomando en cuenta:

a) La fecha del más reciente inventario.

b) Áreas de responsabilidad del control y manejo del mismo.

c) El volumen aproximado de activos y sus ubicaciones de acuerdo a la información disponible.

d) Planificar la necesidad de recursos (capital humano interno o externo, equipo y presupuesto de ejecución).

2.
Toma física y etiquetado de activo fijo. Una vez planificado el proceso de control de activo se inicia la toma física, donde se identifica físicamente cada activo fijo.

Esta identificación se realiza en el lugar de ubicación del activo describiendo un código de identificación del activo incluyendo el estado físico del mismo. Durante esta fase se inicia el levantamiento de la base de datos que contendrá los activos fijos existentes de la empresa.

3.
Conciliación contable. El proceso de conciliación contable requiere relacionar el costo de adquisición del activo con los documentos de adquisición del mismo. Este proceso incluye la identificación y análisis del nivel de conciliación de los registros contables correspondientes a los activos fijos susceptibles de ser inventariados con el analítico de la empresa. Además del proceso de conciliación: relación estados financieros ??" cuentas contables ??" analítico de activo fijo ??" detalle de inventario.

4.
Levantamiento de base de datos y migración al sistema de la empresa. Esta fase contempla la generación de bases de datos de la información recopilada durante el inventario físico y conciliada para su utilización en el proceso de migración de datos.

La base de datos debe contener una descripción del estado del activo. Dicha descripción debe incluir: a) Código de Identificación física.

b) Descripción de equipo y modelo.

c) Características del activo fijo.

d) Fecha y costo de adquisición.

e) Documento contable de adquisición y número de registro contable.

f) Ubicación física.

g) Centro de costo contable.

h) Depreciación anual y acumulada

i) Estado actual

j) Vida útil estimada.

5.
Cierre del proceso. Concluidas las etapas anteriores se debe actualizar la información en el sistema contable de la empresa y asignar los periodos de actualización de la misma.

En este proceso de cierre es importante que se contemple la elaboración de un manual de procedimientos de control de activo fijo que apoye la gestión de administración del mismo. Dicho manual contendrá los procedimientos para el manejo de las entradas o salidas futuras las cuales deben monitorearse con el fin de contar con información en tiempo real de la situación financiera del activo productivo de la empresa.

Aspectos contables.
Además de la perspectiva financiera es importante resaltar la importancia de cumplir con los requerimientos establecidos por las normas contables para la propiedad, planta y equipo. Para tal fin la Norma Internacional Contable (NIC) 16 establece, además del tratamiento contable de este rubro, el principio de reconocimiento del mismo. Al respecto la norma establece lo siguiente: Los elementos de la propiedad, planta y equipo, se deben reconocer como activos cuando sea probable que los beneficios económicos futuros que están asociados con el activo fluirán para la entidad, y el costo del activo se pueda medir confiablemente".

Igualmente, para efectos de revelación en los estados financieros la NIC16 indica que para cada clase de propiedad, planta y equipo se debe revelar los siguientes aspectos: base de medición del monto registrado; método de depreciación utilizado; vida útil y tasas de depreciación; monto bruto y depreciación acumulada y pérdida por deterioro; conciliación de los saldos al inicio y el final del periodo reflejado.

Estas revelaciones hacen necesario que la empresa implemente una gestión de control del activo fijo que le permita minimizar el riesgo de pérdidas financieras.