¿Control presupuestario previo o posterior?

EL CONTROL presupuestario puede ocurrir en dos etapas: antes de la ejecución del gasto (control "previo"), o luego de su ejecución (control "posterior").

Ambos lo son, el control previo lo ejerce la persona que autoriza los pagos (el contralor).

Por lo general incluye la asignación de funciones y responsabilidades administrativas y de control dentro de la unidad económica, y los mecanismos de control previo y posterior de los gastos, como son formularios específicos, hojas de cálculo electrónico, métodos de pagos, y otros.

Para facilitar las cosas, cada renglón de erogaciones puede enumerarse y cada cheque que se emita también debe llevar un renglón de gasto contra el cual se expide.

De esta manera el contralor puede rápidamente verificar si el pago solicitado se ajusta a lo estipulado para ese renglón durante un mes u otro período de tiempo.

Por ejemplo, si una solicitud de desembolso excede lo asignado para el período, el contralor debe negar la solicitud, a no ser que exista alguna razón especial o extraordinaria para aprobarla.

En otros casos podría ser necesario realizar traslados de partidas, lo cual requerirá la aprobación de algún oficial administrativo.

El control previo es práctico para los gastos significativos.

Gastos pequeños, inferiores a 50 dólares, pueden manejarse por medio de una "caja menuda", cuyo control se manejaría paralelamente al presupuesto y se incluiría en el renglón de "misceláneos".

El control posterior se efectúa comparando periódicamente los resultados obtenidos con las metas prefijadas en el presupuesto, y calculando márgenes de cumplimiento o incumplimiento.

Dicho análisis por lo general se lleva a cabo mensual, trimestral y anualmente.

El contralor general debe entonces establecer criterios de revisión ("márgenes de tolerancia") frente a los márgenes de variación.

No resulta práctico ni económico revisar todas las variaciones, ya que por lo general las previsiones presupuestarias nunca se cumplen en un 100%.

Un margen de tolerancia podría, por ejemplo, ser 5%.

Si un renglón de gasto se excede en dicho porcentaje a lo presupuestado, entonces debería procederse a una revisión integral del renglón, a fin de determinar por qué ha ocurrido el incumplimiento, y qué ajustes deben llevarse a cabo para los siguientes períodos presupuestarios.

Usando la hoja electrónica de cálculoDesde el pronóstico de ventas hasta el control presupuestario previo o el posterior puede ejecutarse más rápida y precisamente utilizando una hoja electrónica de cálculo (hecha con EXCEL u otro programa similar).

Para fines del control previo, se establecen en la hoja electrónica las distintas categorías de gastos presupuestados para un mes.

Los gastos se registran cuando ocurren y la computadora los sustrae automáticamente de lo asignado, quedando en la otra el saldo remanente para el mes y el año.

Puede convenirle recurrir a empresas especializadas (como es Consultores del Istmo) para establecer un sistema de control presupuestario basado en la hoja electrónica de cálculo.

El control previo está relacionado con la formulación oportuna de las modificaciones y ajustes que sean necesarios en los procedimientos vigentes para todas las etapas del proceso de endeudamiento.

También es concurrente de las operaciones administrativas y financieras.

(*) Roberto N.

Méndez es profesor de Economía en la Universidad de Panamá y socio de "Consultores del Istmo".