Retos y desafíos de los archivos ante la COVID-19

Después de más de ocho meses de lidiar con la COVID-19, nos hacemos la siguiente pregunta: ¿se ha gestionado adecuadamente la información y se cuenta con infraestructura sólida que garantice el acceso y consulta a la información?

Ante este nuevo reto, los profesionales y servicios en la gestión de la información y documentación a nivel nacional han tenido que implementar servicios en línea para no dejar de atender a los usuarios que requieren de estos servicios.

Garantizar el acceso a la información y documentación era un reto, más en los momentos que estuvimos viviendo de confinamiento y restricciones de movilidad en el país. Ante esta nueva normalidad, sabíamos que muchas empresas e instituciones no estaban preparadas con un sistema de información o con archivos electrónicos que garantizaran la toma de decisiones por parte de las autoridades y para brindar un servicio no presencial a la ciudadanía.

Es probable que cientos de entidades a nivel nacional no hayan logrado afinar sus sistemas de seguridad de la información, e incluso no hayan podido garantizar el acceso electrónico a documentos necesarios para la toma de decisiones (seguramente debieron enviar personal para consultar los archivos físicos exponiéndolos al contagio), o evitar la sustracción, filtración o pérdida de información.

Sin embargo, desde mi punto de vista, los retos superan el tema de la seguridad y la disponibilidad de la información. Es por eso que en esta coyuntura de emergencia que vivimos, nos corresponde jugar un papel de relevancia fundamental, asumiendo los archivistas o archivólogos una función doble, para garantizar la continuidad de los servicios. El principal desafío en realidad es adecuar nuestra gestión documental a escenarios imprevistos.

En efecto, la Universidad de Panamá, ha tenido que prepararse y adecuarse a las nuevas metodologías y técnicas en sistemas de datos y gestión archivística, definir planes de acción y protocolos apropiados para que la información siga llegando a quienes la necesitan, permitiendo que la información sea utilizada en el lugar y momento preciso de manera digital.

Nuestra institución de educación superior pública a nivel nacional, ha innovado la optimización de sus gestiones, para brindar sus servicios de bancos de datos, registros académicos, matrícula, admisión, entre otros, a la comunidad universitaria y al país, por medio de Sistemas de Información que gestionan información en diversos formatos, de fuentes externas e internas, y generan valor para sus usuarios, a través de plataformas electrónicas.

La gestión de los datos, y de la información en general, requiere una infraestructura e infoestructura técnica que garantice y facilite el acceso y utilización práctica de la información y datos, en el lugar y momento que se precisen, tanto por parte de los usuarios como de las instancias autorizadas.

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En los últimos años se han producido cambios en la forma de almacenamiento de la información, pero también en las formas de acceso y presentación. Las tecnologías de Bases de Datos relacionales, que han demostrado su valor e importancia para la gestión de datos estructurados, de una forma eficiente y segura, se han visto complementadas por tecnologías de Bases de Datos Documentales, que persiguen los mismos objetivos, pero dirigidas a información de tipo no-estructurado.

Si no aprovechamos los nuevos avances de las tecnologías de información y comunicación para la gestión de Archivo Electrónico y Plataformas de Preservación Digital, por citar algunos ejemplos, cuyo objetivo sea conservar a largo plazo la documentación, podemos desaparecer como profesión, pues si no modernizamos y evolucionamos nuestro trabajo podrá ser realizado por computadoras y robots; como lo advierten expertos en el mundo de las TIC's, por lo que es evidente que sea una amenaza real.

Es interesante y hasta paradójico observar, que de la amenaza de la pandemia de la COVID.-19, surjan oportunidades como las experiencias de innovar a través de las nuevas TIC's, nos quedarán muchas lecciones que con seguridad, nos permitirán potenciar su uso y destacar su importancia, para lograr el fortalecimiento e innovación de nuestra profesión con la finalidad de brindar mejores servicios a futuro en gestión archivística y documental en la Universidad de Panamá y a nivel nacional.

Licda. en Gestión Archivística. Docente. Universidad de Panamá