Tres formas de hacer que su redacción sea más clara

Escribir es difícil, y escribir bajo la presión de una fecha de entrega es incluso más complicado. Si usted es como muchos de los escritores con quienes trabajo, podría estar desperdiciando valiosos minutos antes de su entrega haciendo ediciones relativamente menores a nivel de oración -cambiando una palabra aquí, eliminando otra por allá (y después poniéndola otra vez). Ciertamente debería revisar la ortografía y leer cada documento antes de enviarlo. Sin embargo, si su mensaje no es tan claro como necesita, cambiar la palabra “adquiera” por “compre” no hará una gran diferencia.

Para mejorar su redacción, debería priorizar la ediciones que afilen su mensaje. Pruebe estas tres estrategias:

1. Vaya al grano desde el inicio: Los escritores a menudo buscan brindar en el primer párrafo una visión general de toda la información disponible sobre el tema del que están escribiendo. Sin embargo, en la mayoría de los casos sus lectores no necesitan escuchar cada idea planteada sobre el tema para aceptar el mensaje que usted plantea. El párrafo de apertura sólo debería decirle a la audiencia cuál es su argumento principal. Enfoque la atención del lector en donde pertenece, manteniendo sólo la información de contexto que sea importante para su mensaje.

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2. Convierta las frases descriptivas en frases que hagan señalamientos: La primera oración de un párrafo les dice a los lectores qué esperar del resto del pasaje. Considere la diferencia entre estas dos oraciones:

— “El jueves me reuní con el cliente".

— “Después de haberme reunido con el cliente el jueves, recomiendo que repensemos nuestra propuesta".

Mientras que la primera oración es descriptiva, la segunda hace un señalamiento especifico. La versión descriptiva ofrece información potencialmente útil (una reunión ocurrió el jueves), pero los lectores todavía no saben por qué esos hechos importan. Por el contrario, la oración que hace un señalamiento inmediatamente enfoca la atención del lector: La reunión del jueves importa porque algo que ocurrió en esa junta hizo que usted cambiara de idea acerca de la propuesta. Esto le dice al lector de qué se tratará el párrafo: qué debería hacerse respecto a la propuesta y por qué.

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3. Al dar instrucciones asegúrese que los verbos tengan sujeto: Cuando su meta sea ordenarles a las personas que realicen una acción, debería utilizar la voz activa. Considere la diferencia entre estas dos oraciones:

— “Los reportes de gastos deben estar aprobados y enviados a más tardar el vienes a mediodía".

— “Todos los gerentes deberían aprobar y enviar los reportes de gastos a más tardar el viernes a mediodía”.

En la primera oración es aparente que deben ocurrir dos acciones, pero no queda claro quién debería hacer qué. ¿Quién aprueba y quién envía los reportes? La segunda oración deja en claro quién debe hacer qué: Los gerentes deben aprobar y enviar. En dichos casos, usar la voz activa clarifica lo que quiere decir.

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La próxima vez que termine de escribir un documento y tenga unos minutos disponibles, mantenga en mente estas tres estrategias. Si adquiere el hábito de usarlas, mejorará su redacción y, con el tiempo, podría encontrar que las ediciones de último minuto se vuelven menos necesarias.