Diseñe un sistema de productividad que le funcione

En los últimos 15 años he probado gestores de tareas como Todoist y Wunderlist, plataformas de gestión de proyectos como Asana o Basecamp y cientos de otras apps de productividad. He visto que cuando cambian mis proyectos o equipo, casi siempre también termino cambiando mi sistema de productividad — buscando apps que hagan un mejor trabajo.

Una nueva categoría de software está haciendo posible que cualquiera cree sus propios tableros de productividad personalizados. Estas herramientas, como Airtable, Notion y Coda, añaden poderosas funcionalidades a las hojas de cálculo o los documentos de texto. Sacará el máximo provecho de estas plataformas si construye una herramienta de acuerdo a sus propias especificaciones personales. Si lo hace, he aquí algunos principios a tener en mente:

— Conozca los problemas que está tratando de resolver: Sus frustraciones respecto a las herramientas que actualmente utiliza son sus mejores indicadores de lo que necesita integrar en su propio tablero a la medida, así que empiece por anotarlas. Después, evalúe las diferentes plataformas personalizables a partir de qué tanto le faciliten resolver esos problemas.

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— Comience en pequeño: La mejor forma de saber si es que una plataforma de productividad puede funcionarle es comenzar a usarla. Empiece con algo sencillo, como una lista de pendientes que personalice para que refleje las diferentes formas en las que quiere categorizar y ver sus tareas.

— Cree tableros separados para diferentes tipos de proyectos: Una de las alegrías de construir su propio tablero de productividad es que no necesita usar la misma plantilla para todos los proyectos. Dependiendo de en qué está trabajando (y con quién), quizá necesite una simple lista de tareas y un cuaderno digital, o podría optar por una serie más elaborada de hojas de cálculo con algo de automatización integrada. Tengo tableros Coda para cada área de mi trabajo.

— Busque integraciones: El verdadero poder de estas plataformas de productividad personalizables consiste en la habilidad de automatizar partes de su trabajo – pero esa automatización seguramente depende de qué tan bien la plataforma que eligió se integra con las otras herramientas que utiliza. Por ejemplo, he integrado mi story tracker de Coda con mi cuenta de Gmail, de forma que cuando tengo una serie de ideas narrativas que están listas para pasar con un editor, puedo apretar un botón que combina todas mis propuestas seleccionadas en un solo borrador de correo electrónico.

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— Haga un plan de escape: Ya que las herramientas de productividad vienen y van, debería experimentar extrayendo los datos de una plataforma cuando comienza a usarla. Incluso si solo se trata de copiar y pegar manualmente su trabajo a una serie de hojas de cálculo, asegúrese de que haya una forma de exportar su trabajo y hágalo regularmente, aunque sea como respaldo.

En un mundo con tantas herramientas y aplicaciones de productividad, a muchas personas les será más fácil usar algo que ya está listo, incluso si no funciona realmente en la forma en que quisieran. Sin embargo, para quienes están interesados en construir justo la solución correcta, plataformas como Coda, Notion y Airtable pueden transformar el juego.

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