Seis formas de poner límites respecto al correo electrónico

El correo electrónico ya no es sólo correo electrónico: Los mensajes se envían a través de docenas de plataformas, desde mensajes de texto hasta Slack. El mundo está lleno de solicitudes de nuestra atención y nos atoramos en el ciclo de responder mensajes, dedicando largas horas para “ponernos al día”. Entre más respondemos correos electrónicos, más los recibimos, un círculo vicioso.

Durante demasiado tiempo la comunicación por correo electrónico se ha disfrazado de urgente e importante. Parte del problema es que no hay la suficiente fricción. Nos volvemos poco considerados en nuestras solicitudes de tiempo y atención porque el correo electrónico es gratuito y rápido. Pasamos valioso tiempo enviando mensajes con rapidez en lugar de tomarnos el tiempo para realmente analizar las ideas, transfiriendo el trabajo a las agendas de los demás en lugar de averiguarlo por nosotros mismos. Al final del día, el correo electrónico no es el verdadero problema, el problema son los límites.

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En lugar de ser “mejores” para el correo electrónico, necesitamos ser mejores para priorizar. Hoy, actuamos como si pudiéramos tener docenas de prioridades, en lugar de elegir una cosa en la cual enfocarnos. Debemos aprender a decir "no".

He aquí seis formas para establecer límites al correo electrónico y cómo transmitirlos con claridad:

— PONGA UNA ACLARACIÓN EN LA FIRMA DEL CORREO ELECTRÓNICO: Escriba una explicación bajo su firma de correo electrónico diciéndole a las personas cuánto podrían tardar en recibir su respuesta y cuál es su horario de oficina. Incremente la transparencia respecto a cómo trabaja.

— USE GENEROSAMENTE LA RESPUESTA AUTOMÁTICA: Muchos escritores a los que conozco usan las respuestas automáticas para separar bloques de tiempo (¡semanas!) para enfocarse en proyectos mayores. Estas comunican que usted está fuera y cuándo podrán esperar su respuesta.

— AÑADA INSTRUCCIONES EN SU PÁGINA WEB O EN REDES SOCIALES: Infórmeles a las personas su tiempo de respuesta típico, de forma que ellos puedan planear tomándolo en cuenta. De usted depende que le tome dos meses o 48 horas responderles a las personas. Sólo dígales qué esperar.

— DÍGALE A LAS PERSONAS QUÉ SOLICITUDES SERÁN IGNORADAS: Use su biografía de Twitter, su página de contacto o su manual de operaciones para empleados para informarle a las personas cómo usar sus canales de comunicación. Avísele a la gente qué cosas serán eliminadas o ignoradas, por ejemplo, las peticiones no solicitadas.

— DEFINA GUÍAS DE COMUNICACIÓN PARA SU EQUIPO: Cuando añada nuevos miembros a su equipo, tome nuevos clientes o comience un nuevo proyecto, especifique cómo y cuándo quisiera comunicarse, y también pregúntele sus preferencias a colegas y clientes. Sea especifico acerca de sus canales, estilo y disponibilidad.

— DIRIJA CON EL EJEMPLO: Si está respondiendo correos electrónicos por la noche y todo el día en los fines de semana, le está diciendo a su equipo que usted espera lo mismo de ellos. Use un servicio como Boomerang para agendar correos electrónicos y enviarlos después, o Inbox Pause para controlar cuándo aparecen los correos electrónicos en su bandeja de entrada. Mejor aún, los fines de semana aléjese por completo de su bandeja de entrada y cumpla con su parte.

VEA TAMBIÉN: Para mejorar a su equipo, primero trabaje en usted mismo.

La lluvia del correo electrónico ha llegado a expensas del tiempo de calidad o descanso y erosiona nuestras capacidades para realizar trabajo de alta calidad. Priorizar sin compasión puede ayudarnos a reducir el desorden digital. Con ello, su bandeja de entrada del correo electrónico podría volverse mucho más simple.

Sarah K. Peck es fundadora y directora ejecutiva de Startup Pregnant.