La administración del tiempo no solo se trata de trucos de vida

Los atrasos en los proyectos, las fechas de entrega y las listas de pendientes que parecen alargarse todos los días – estas experiencias son demasiado comunes tanto en la vida como en el trabajo. ¿Cómo podemos convertirnos en mejores administradores del tiempo?

Hay muchas tácticas basadas en evidencias para mejorar las habilidades de manejo del tiempo. Estas tácticas funcionan para desarrollar sus habilidades subyacentes, lo que eventualmente mejorará su administración del tiempo. He aquí algunos ejemplos:

1. Desarrollando habilidades de conciencia

— Encuentre su hora de mejor desempeño: Divida su Día típico en 3 o cuatro bloques de tiempo y, durante una semana, enlístelos del más al menos productivo.

— Trate a su tiempo como si fuera dinero: Cree un presupuesto de tiempo que detalle cómo pasa sus horas durante una semana típica. Categorice el tiempo entre fijo (“lo que debe hacer”) y discrecional (“lo que quiere hacer”).

— Pruebe contar el tiempo: Registre cuánto tiempo ha pasado en tareas con fechas de entrega muy claras, en lugar de cuánto tiempo le queda.

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— Evalúe qué tan realistamente evalúa el tiempo: Después de terminar un proyecto, evalúe cuánto tiempo pensó que le tomaría y cuánto requirió realmente.

— Tome una "perspectiva de tiempo futuro: Por ejemplo, ¿cómo influirán las tareas de esta semana en las de la siguiente?

— Evite la "falacia de los costos hundidos":Cuando piense que podría estar dedicando demasiado tiempo a una actividad, de un paso atrás y evalúe su importancia. ¿Qué tan valioso es el resultado? ¿Quién se verá afectado si no se concluye?

2. Desarrollando habilidades de acomodo

— Priorice actividades y obligaciones: No basta con simplemente escribir sus tareas, listas de pendientes y reuniones.

— Evite el 'efecto de la mera urgencia': Las tareas urgentes requieren acción inmediata, mientras que las tareas importantes tienen consecuencias más significativas a largo plazo. Las tareas que son tanto urgentes como importantes deberían hacerse primero.

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— Usea una app calendario: Registre las fechas de entrega de las tareas y las citas – y hágalo de inmediato, cuando son planeadas o solicitadas.

— Agende tiempo protegido: Calendarice citas con usted mismo para asegurar tiempo ininterrumpido y dedicarlo a sus proyectos más importantes.

— Reduzca los errores de subestimación: Al formar planes, pídale retroalimentación a alguien neutral acerca de sus proyecciones del tiempo que necesitará.

—Intente metas a medias: Cuando tenga dificultades para alcanzar una meta que parezca demasiado desafiante, defina una versión menos difícil de esta.

3. Desarrollando habilidades de adaptación

— Pruebe "apilar hábitos": Vincule sus comportamientos de administración de tiempo con hábitos que ya posea (por ejemplo, registre el progreso diario todas las tardes, cuando se sienta para comer).

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— Use explosiones de esfuerzo: Cuando las tareas parezcan abrumadoras, haga el máximo esfuerzo en intervalos de 15 a 30 minutos, para ayudarlo a evitar la procrastinación.

— Pruebe un registrador de tiempo o apps para listas de pendientes: Cuando use estas herramientas, las ganancias deberían ser mayores al tiempo que gasta usando la app.

— No sea un "recordador tacaño": Las notas para recordar deberían tener descripciones o explicaciones detalladas, no una o dos palabras que no logren describir la importancia o calidad esperada de la tarea.

— Cree planes de contigencia: Piense acerca de los mejores y peores escenarios cuando bosqueje los posibles resultados de sus planes.

— Reduzca los desperdicios de tiempo: Cree bloques de tiempo de no molestar y bloquee los sitios web de redes sociales durante el tiempo crítico de trabajo.

¿Por qué el mejorar la administración del tiempo sigue siendo una meta tan persistente para tantos de nosotros? La ironía es que necesitamos ser mejores para administrar el tiempo de nuestros propios esfuerzos para administrar el tiempo. Este camino comienza rechazando soluciones rápidas y desarrollando nuestras habilidades subyacentes de manejo del tiempo.